Де зберігаються дані закладу й хто має до них доступ

Де зберігаються сайт і дані

• Систему сайтів Tabula ми розробляємо й обслуговуємо самі. Сайти закладів, панель керування сайтом і резервні копії працюють на наших серверах у дата-центрі компанії Hetzner у Фінляндії (ЄС).
• Резервні копії зберігаються окремо від сайтів і зашифровані.
• Листи (код для входу, сповіщення, листування з нами) надсилаємо через поштові сервіси.
• Перелік компаній, які обробляють дані закладу, наведено в договорі. Заклад бачить його ще до підписання.
• Дані з сайтів закладів (учнів, працівників, батьків) ми нікому не передаємо для реклами, аналітики чи навчання штучного інтелекту.

Дані заявок і листів до нас →

Хто має доступ до даних

• Заклад.

  Заклад вирішує, що публікувати й кому з працівників дати доступ. За законом заклад — володілець персональних даних на своєму сайті^[1].

• Працівники закладу.

  Кожен входить у панель зі своєю електронною поштою. Адміністратор бачить і змінює все, учителі пишуть і публікують новини, а новини учнів перед публікацією перевіряє вчитель. У панелі, в історії змін, видно, хто й що змінив.

• Ми.

  Ми обслуговуємо сервери й резервні копії, щоб сайт працював і щоб відновити його, якщо щось трапиться. За законом ми — розпорядник: ми обробляємо дані лише за письмовим договором із закладом, з метою та в обсязі, які визначає договір^[1].

• Відвідувачі сайту.

  Вони бачать лише те, що заклад опублікував.

Що записано в договорі. Договір про пробний період і основний договір містять розділ про обробку персональних даних. У ньому визначено:

• з якою метою й у якому обсязі ми обробляємо дані і що діємо лише за вказівками закладу;
• що ми зберігаємо дані конфіденційно й не розголошуємо їх;
• де зберігаються дані і які компанії їх обробляють;
• як ми допомагаємо закладу, коли батьки просять видалити фото чи дані дитини;
• що про інцидент, який зачіпає дані закладу, ми повідомляємо якнайшвидше;
• що після закінчення договору ми видаляємо дані разом із резервними копіями на нашому сервері й надсилаємо лист-підтвердження з датою, а зашифровані копії в нашому сховищі копій зникають самі не пізніше ніж через 370 днів після видалення.

Розділ про персональні дані діє, доки ми не видалимо всі дані закладу. У підготовці Зразок договору ви отримаєте до підписання, щоб юрист закладу встиг його прочитати.

Як ми захищаємо сайт

• Замочок у браузері.

  Сайт відкривається через захищене зʼєднання (HTTPS): біля адреси видно замочок. Сертифікат оновлюємо ми.

• Вхід без пароля.

  Щоб увійти в панель, працівник отримує код на свою електронну пошту. Пароля, який можна вгадати чи підглянути, немає.

• Оновлення.

  Ми регулярно оновлюємо систему, а критичні виправлення безпеки встановлюємо якнайшвидше. Закладу нічого не треба оновлювати.

• Окремі копії.

  Резервні копії зберігаються окремо від сайту й зашифровані.

• Історія змін.

  У панелі видно, хто й коли змінив сторінку, новину чи документ.

Як повернути видалене

Видалене фото з альбому в кошик не потрапляє, тому перед видаленням сайт перепитує. Повернути таке фото можна лише з резервної копії: напишіть нам.

Що робити, якщо щось сталося

Якщо помітили ви. Наприклад, на сайті зʼявилося те, чого ніхто з колег не публікував, або прийшов код для входу, якого ви не просили.

1. Змініть пароль до своєї пошти й увімкніть у ній двоетапну перевірку.

2. Якщо бачите в списку колег незнайоме імʼя чи адресу, вимкніть цей доступ: зніміть позначку «Активний».

3. Якщо опубліковано персональні дані чи фото без згоди, одразу приберіть публікацію з сайту.

4. Напишіть на support@tabula.org.ua з темою «Безпека»: що ви помітили й коли. У робочі дні ми відповідаємо того самого дня.

Якщо помітили ми. Ми якнайшвидше повідомимо керівника закладу електронною поштою. У листі буде сказано, що сталося, яких даних це стосується, що ми вже зробили і що варто зробити закладу. Якщо заклад вирішить повідомити батьків, допоможемо підготувати пояснення.

Що буде з даними, якщо ви відмовитеся

• Усі документи, фото й новини ви отримаєте одним архівом.
• Після закінчення договору сайт ще 30 днів закритий для відвідувачів, але ви можете увійти й завантажити архів.
• Потім ми видаляємо сайт, усі його дані й резервні копії на нашому сервері та надсилаємо керівнику лист-підтвердження з датою.
• Зашифровані копії сайту в нашому сховищі копій раніше строку не може видалити ніхто, навіть ми: так сховище захищає їх від помилкового чи зловмисного стирання. Прочитати їх можна лише нашим ключем, що зберігається офлайн, і ми цього не робимо. Файли копій зникнуть зі сховища самі — не пізніше ніж через 370 днів після видалення; точну дату назве лист-підтвердження.

Підготуйте новий сайт до кінця строку договору: документи за законом мають бути доступні весь час. Якщо назвете адресу нового сайту, стара адреса вестиме туди.

Що буде, якщо вирішите відмовитися →

Часті запитання

Чи бачите ви, що ми пишемо в панелі?

Ні. Облікового запису в панелі закладу в нас немає, тому увійти туди ми не можемо. Сервери ми обслуговуємо, але неопублікованих чернеток не читаємо й нікому не передаємо — це записано в договорі.

Як ви допоможете, якщо не можете увійти в нашу панель?

Покажіть екран під час відеодзвінка, і ми підкажемо, що натиснути. Якщо потрібно, щоб ми зробили щось самі, створіть нам тимчасовий доступ адміністратора, а коли закінчимо, вимкніть його.

Що робити, якщо зламали пошту вчителя?

Вимкніть цьому вчителеві доступ у списку колег і напишіть нам із темою «Безпека». Коли вчитель поверне собі пошту й увімкне двоетапну перевірку, доступ можна знову ввімкнути.

Працівник звільнився. Що робити з його доступом?

Вимкніть доступ того самого дня: у списку колег зніміть позначку «Активний» біля його прізвища. Усе, що він опублікував, залишиться на сайті.

Чи використовуєте ви російські сервіси?

Ні. Серед наших постачальників немає російських компаній. Шаблони сайту не підключають лічильників відвідувань, карт, шрифтів, відео чи кнопок «поділитися» з російських сервісів. Якщо заклад сам вставляє на сайт код чи віджет іншого сервісу, перевірити його — завдання закладу. Що перевірити на старому сайті, описано на сторінці «Закон і сайт школи».

Чи треба повідомляти Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини про обробку даних на сайті?

Зазвичай ні. Повідомлення потрібне лише для обробки, яка становить особливий ризик для прав людей^[1]. Звичайний сайт закладу з новинами й документами до такої обробки, найімовірніше, не належить. Якщо сумніваєтеся, запитайте юриста засновника.

Де дані з нашої заявки?

Їх описано на сторінці «Обробка персональних даних», окремо від даних на сайтах закладів. Там ідеться про заявки, листи й демо-сайт.

Джерела

1. Закон України «Про захист персональних даних» від 01.06.2010 № 2297-VI, статті 2, 4 (частини 4 і 5), 9 і 24. ↑ до тексту