Як оформити закупівлю Tabula: ціна, коди, документи й оплата

1. Керівник закладупідписує заяву про приєднання на пробний період.

   Ми надсилаємо заяву з нашим підписом і текст договору приєднання. Підписати заяву можна на папері, КЕП у «Вчасно» чи іншому сервісі електронного документообігу або КЕП на id.gov.ua. У заяві записано, що послуги безоплатні й що заклад не зобовʼязаний купувати їх далі. Покладіть у папку заяву, текст договору, витяг із ЄДР і витяг із реєстру платників єдиного податку.

2. Tabulaнадсилає акт приймання-передачі безоплатно наданих послуг.

   Акт один — в останній день пробного періоду. В акті зазначено, що послуги надано безоплатно, а їхню вартість наведено для обліку закладу: оплаті вона не підлягає й заборгованості не створює. Акт підписує керівник закладу.

3. Бухгалтеріявідображає безоплатно отримані послуги в обліку.

   Строк: до останнього робочого дня місяця, у якому підписано акт

   У договорі й акті це безоплатно надані послуги. Заклад обліковує їх як надходження в натуральній формі — так само, як благодійну допомогу. За актом бухгалтерія робить три речі:

   • визнає дохід на субрахунку 7511 і на ту саму суму — витрати звітного періоду;
   • подає до органу Казначейства довідку про надходження у натуральній формі ^[1];
   • вносить зміни до спеціального фонду кошторису ^[2].

   Наказ керівника про прийняття послуг зробить облік зрозумілим для перевірки. Якщо у вашому закладі заведено інакше, напишіть нам — підлаштуємо документи.

4. Працівник, який веде сайт,оприлюднює перелік отриманих послуг і їхню вартість.

   Строк: 10 робочих днів після підписання акта

   Цього вимагає стаття 30 Закону «Про освіту» ^[3]. У Tabula для цього є готовий розділ.

1. Бухгалтеріяпередбачає 4 800 грн за КЕКВ 2240 у кошторисі на 2027 рік.

   Якщо бюджетний запит уже подано, сайт можна оплатити в межах видатків, запланованих за КЕКВ 2240: там зазвичай є й інтернет.

2. Уповноважена особа з публічних закупівельвносить закупівлю до річного плану.

   Документ: протокол (рішення) уповноваженої особи · Строк: оприлюднити план у Prozorro протягом 5 робочих днів після затвердження

   До річного плану вносять кожну закупівлю, хоч би скільки вона коштувала ^[4]. Рядок плану можна скопіювати:

   Предмет закупівлі: послуги з надання в користування програмного забезпечення вебсайту закладу освіти, його супроводження та обслуговування. Код ДК 021:2015: 72260000-5 «Послуги, повʼязані з програмним забезпеченням». КЕКВ: 2240. Джерело фінансування: місцевий бюджет. Очікувана вартість: 4 800 грн. Вид закупівлі: закупівля без використання електронної системи закупівель. Орієнтовний початок: січень 2027 року.

   Якщо заклад платить не з місцевого бюджету, змініть джерело фінансування.

1. Керівник закладупідписує річну заяву на 2027 рік.

   Коли: після затвердження кошторису

   Річну заяву готуємо й першими підписуємо ми; керівник закладу підписує її й ставить дату. У ній зазначено предмет закупівлі з кодом, ціну за рік без ПДВ, джерело фінансування й реквізити. Договір діє безперервно, тому заява охоплює весь рік — з 1 січня до 31 грудня, 4 800 грн за чотири квартали ^[5]. Поки заяву не підписано, сайт працює далі. Договір продовжується автоматично, а ціна не змінюється протягом року. Заклад платить у межах бюджетних асигнувань протягом 20 робочих днів після підписання акта. Якщо асигнувань не виділили, заклад може відмовитися від договору без строку попередження. Штрафів і пені договір не містить.

2. Закладповідомляє Мінцифри про укладений договір.

   Коли: до реєстрації бюджетного зобовʼязання

   Послуги, повʼязані з програмним забезпеченням, належать до сфери інформатизації. Про договір вартістю менше 1 млн грн заклад лише повідомляє Мінцифри; погоджувати закупівлю наперед не потрібно ^[6]. Підтвердження повідомлення додайте до документів для Казначейства.

3. Бухгалтеріяподає до органу Казначейства реєстр бюджетних зобовʼязань.

   Строк: 7 робочих днів від дати заяви або від дня, коли Казначейство взяло кошторис на облік · Документи: заява, текст договору, підтвердження повідомлення Мінцифри

   Разом із реєстром подають документи, які підтверджують зобовʼязання, — оригінали або засвідчені копії ^[7]. Якщо заклад подає документи через систему дистанційного обслуговування Казначейства, заяву з КЕП подають як електронний документ.

4. Уповноважена особаоприлюднює звіт у Prozorro — лише якщо він потрібен.

   Строк: 10 робочих днів після укладення договору

   Якщо всі закупівлі класу 7226 за рік коштують менше 50 000 грн, звіт не потрібен — див. «Чи потрібен звіт у Prozorro?».

1. Tabulaнадсилає акт і рахунок на оплату.

   В останній день кварталу — акт на 1 200 грн без ПДВ і рахунок. Акт за четвертий квартал датуємо 31 грудня; якщо орган Казначейства вже не приймає платіжних документів, заклад оплачує його в січні як кредиторську заборгованість.

2. Керівник і бухгалтеріяпідписують акт і подають його до органу Казначейства.

   Строк: 7 робочих днів від дати акта · Документи: реєстр бюджетних фінансових зобовʼязань, акт, платіжна інструкція

   Оплату після надання послуг підтверджує саме акт ^[7]. Казначейство перераховує 1 200 грн на рахунок виконавця.

3. Бухгалтеріявідображає послугу в обліку.

   За актом — дебет рахунку витрат, кредит 6211. Після оплати — дебет 6211, кредит 2313 ^[8]. Рахунок витрат визначає облікова політика закладу; зазвичай це 8013.

4. Бухгалтеріяпоказує виплату в податковому розрахунку й на Є-Data.

   Строк: Є-Data — 35 днів після закінчення кварталу

   У додатку 4ДФ за місяць оплати — виплата з ознакою доходу 157; податок і збір дорівнюють нулю ^[9]. На порталі використання публічних коштів заклад оприлюднює договір і акти ^[10].

Договір приєднання — це договір, умови якого встановила одна сторона, а друга приєднується до них у цілому ^[5]. Так працюють банки, оператори звʼязку й сервіси електронного документообігу. Письмової форми дотримано: текст договору підписано КЕП виконавця, заяву підписують обидві сторони, і заява посилається на договір.

До органу Казначейства заклад подає заяву з двома підписами й роздрукований текст договору: разом вони підтверджують, що заклад узяв бюджетне зобовʼязання ^[7].

Практика органів Казначейства різна. Якщо ваш орган Казначейства або головний розпорядник бюджетних коштів просить, щоб обидві сторони підписали сам текст договору, напишіть нам — підпишемо той самий текст як двосторонній договір.

• номер і дата — вони є номером і датою договору;
• реквізити закладу й виконавця;
• дата редакції договору приєднання, до якої приєднується заклад;
• предмет закупівлі з кодом ДК 021:2015;
• ціна за рік без ПДВ і сума щоквартального платежу;
• строк надання послуг — з 1 січня до 31 грудня;
• оплата після підписання акта, у межах бюджетних асигнувань, джерело фінансування й КЕКВ;
• згадка про повідомлення Мінцифри;
• підписи обох сторін;
• умови обробки персональних даних — вони є в тексті договору.

Заява фіксує редакцію договору, ціну й строк. Змінити їх можна лише за згодою закладу, додатковою угодою.

Печатка не потрібна: письмовий договір дійсний, якщо його підписали сторони ^[5]. Заяву й акти можна підписати на папері або КЕП. Електронні документи з КЕП заклад подає до Казначейства через систему дистанційного обслуговування ^[7]; якщо заклад подає документи на папері, надішлемо паперові примірники поштою.

Адміністратор закладу бачить у панелі сайту, у розділі «Налаштування › Службове › Договір і оплата», стан договору, наступну дію й усі документи: заяви, акти, рахунки. Звідти він завантажує документ, який ми підготували й підписали, підписує його поза панеллю («Вчасно», id.gov.ua або на папері) і завантажує підписану копію назад; ми її перевіряємо. Панель не підписує й не перевіряє підписів. Кнопка «Ми оплатили» повідомляє нам, що акт оплачено.

Оригінали лишаються в закладі: панель — не бухгалтерський архів. Дані для документів (повне найменування, керівник, особа, яка підписує, адреса, рахунок у Казначействі, джерело фінансування й КПКВК на рік) вносять один раз у тому самому розділі, у «Даних для документів».

Нагадування надходять електронною поштою адміністратору сайту й, якщо ви її вказали, на адресу бухгалтерії: про річну заяву в січні, про акт наприкінці кварталу, про прострочену оплату.

Файли документів платформа зберігає зашифрованими на своєму сервері та в копії на Hetzner (ЄС) протягом дії договору й ще 3 роки після року, в якому він скінчився. Потім файли стираємо, а номери, дати й суми лишаються. У документах — імена керівника й особи, яка підписує.

Заяву й акти підписує та юридична особа, яка має кошторис і рахунок у Казначействі. Якщо це заклад, підписує він, навіть коли облік веде централізована бухгалтерія: вона готує реєстри й платіжні документи.

Якщо договори за заклади укладає відділ освіти, заяву й акти підписують і заклад, який отримує послуги, і відділ освіти як платник: він бере бюджетні зобовʼязання й подає документи до Казначейства. Вартість тоді рахують за всі заклади разом: наприклад, для 20 закладів разом виходить 96 000 грн. Якщо за класом 7226 виходить 50 000 грн або більше, потрібен звіт у Prozorro. Напишіть нам, і ми обговоримо заяву на кілька закладів.

Ні. У заяві на пробний період записано, що послуги безоплатні й заклад не зобовʼязаний купувати їх далі. Закупівлю на 2027 рік заклад оформлює окремо: рядок у річному плані й річна заява. Якщо заклад її не підписує, плата не нараховується. Нічого натомість — посилань, реклами чи відгуків — ми не просимо.

Ні. У пробний період заклад не витрачає бюджетних коштів і не бере бюджетних зобовʼязань, тож це не закупівля. Потрібні лише облік безоплатно отриманих послуг і оприлюднення на сайті закладу — див. кроки вище.

Заклад отримує в користування готовий сайт із панеллю керування, а ми його супроводжуємо й обслуговуємо. Це «Послуги, повʼязані з програмним забезпеченням»; так само названо ці видатки в описі КЕКВ 2240. За цим кодом сайти з розміщенням і підтримкою закуповують і інші заклади освіти.

Код предмета закупівлі визначає замовник ^[12]. Деякі заклади закуповують розміщення сайту за кодом 72410000-7. Якщо ваша уповноважена особа обирає інший код, повідомте нам до підписання заяви — зазначимо його в заяві.

До 24 березня 2027 року звіт про договір, укладений без електронної системи закупівель, потрібен, якщо вартість закупівлі — 50 000 грн або більше. Його оприлюднюють протягом 10 робочих днів після укладення договору ^[4].

Предмет закупівлі послуг визначають за четвертою цифрою коду ДК 021:2015 ^[12]. До класу 7226 належить також обслуговування інших програм закладу — наприклад, бухгалтерської. Радимо рахувати обережно: усі послуги цього класу за рік разом. Якщо разом вони коштують менше 50 000 грн, звіт не потрібен.

Ні. Послуги вартістю менше ніж 200 000 грн на рік можна закупити без електронної системи, за прямим договором ^[4]. Ділити предмет закупівлі на частини, щоб уникнути процедури, заборонено.

Закупівлі послуг у сфері інформаційних технологій (розділ 72 ДК 021:2015) за бюджетні кошти належать до сфери інформатизації, і нижньої межі вартості тут немає. Заклад бере бюджетні зобовʼязання й платить після погодження з Мінцифри; для договорів вартістю менше 1 млн грн погодженням є повідомлення про вже укладений договір ^[6]. Те саме правило діє для інших договорів закладу в цій сфері, тож порядок подання повідомлення ваш заклад, найімовірніше, уже знає.

Закон України «Про публічні закупівлі» від 27.05.2026 № 4888-IX буде введено в дію повністю ^[16]. Вартісні межі встановлено в євро, без ПДВ. Звіт про закупівлю без електронної системи потрібен для товарів і послуг від 2 000 євро на рік. Для Tabula предмет закупівлі — клас 7226. Ми оновимо цю сторінку, коли ухвалять нові Особливості здійснення публічних закупівель.

Бюджетне зобовʼязання можна взяти лише в межах бюджетних асигнувань ^[14]. Якщо за КЕКВ 2240 уже заплановано видатки, сайт можна оплатити в їх межах. Інакше напишіть нам — домовимося про дату заяви.

Орган Казначейства приймає документи на оплату не пізніше останнього робочого дня бюджетного року ^[7]. Акт за четвертий квартал датується 31 грудня: раніше, ніж послуги надано, акт складати не можна. Тому зазвичай заклад оплачує його в січні: сума стає кредиторською заборгованістю, і заклад реєструє її за тим самим актом. Порушенням строку оплати це не є.

Сайт закладу працює цілий рік: документи за статтею 30 мають бути відкриті й на канікулах ^[3]. Тому послуга надається без перерв, а плата не залежить від канікул і від того, як часто заклад оновлює сайт. Призупинити її на окремі місяці не можна.

Річна заява охоплює весь календарний рік; на окремі місяці її не укладають. Якщо заклад відмовився від послуги, сайт закривається й видаляється, а архів матеріалів лишається в закладу. Щоб повернутися, заклад подає нову заяву на загальних умовах: сайт створюємо заново, без пробного періоду. Штрафів чи пені договір не встановлює для жодної зі сторін.

Зазвичай заклад платить після підписання акта. Попередня оплата поточних видатків можлива не більше ніж за 3 місяці, а її розмір і строк визначає головний розпорядник бюджетних коштів ^[15]. Для попередньої оплати досить заяви й рахунка.

Публічний сайт ми не вимикаємо: у закладу обовʼязок за статтею 30. Якщо оплата за актом затримується понад 45 календарних днів, ми напишемо керівникові закладу. Якщо ще через 30 календарних днів немає ні оплати, ні відповіді, ми можемо припинити договір; архів сайту лишається в закладу.

Ні. Податковий кодекс забороняє платникам єдиного податку надавати послуги пошти й телефонного звʼязку та обслуговувати й експлуатувати телекомунікаційні мережі ^[9]. Податкова служба поширює цю заборону на постачальників доступу до інтернету.

Tabula таких послуг не надає: мереж у нас немає, доступу до інтернету ми не даємо. Наша діяльність — розміщення й супроводження сайтів, і серед заборонених її немає. Виконавець сплачує єдиний податок третьої групи за ставкою 5 %, яка вже включає ПДВ, тому в усіх документах зазначено «без ПДВ». Це підтверджує витяг із реєстру платників єдиного податку, який ми надсилаємо разом із заявою.

Заклад не утримує ПДФО з доходу підприємця від підприємницької діяльності, якщо підприємець надав копію документа про державну реєстрацію; військовий збір утримують у тому самому порядку ^[9]. Єдиний соціальний внесок заклад не нараховує, бо послуги відповідають видам діяльності виконавця, внесеним до ЄДР ^[11].

Тому разом із заявою ми надсилаємо витяг із ЄДР із видами діяльності й витяг із реєстру платників єдиного податку. Виплату показують у додатку 4ДФ за місяць оплати з ознакою доходу 157; у місяці без оплати, зокрема в пробний період, показувати нічого.

Ціну в заяві зазначено без ПДВ, і змінити її можна лише додатковою угодою із закладом. Для закладу ПДВ не створює жодних податкових наслідків.

До коду 2240 «Оплата послуг (крім комунальних)» Інструкція відносить оплату користування програмним забезпеченням, зокрема вебсайтами, їх супроводження та обслуговування ^[13]. За цим самим кодом заклади платять і за інтернет.

Ні. Заклад не отримує майнових прав на програмне забезпечення: він користується сайтом, поки діє договір. Це поточні видатки за КЕКВ 2240 ^[13], а не придбання активу.

Розпорядник бюджетних коштів щокварталу оприлюднює на єдиному вебпорталі використання публічних коштів інформацію про укладені договори й акти наданих послуг — не пізніше ніж через 35 днів після закінчення кварталу ^[10]. Вартісної межі для розпорядників немає, тож це стосується й договору на 4 800 грн.

• протокол (рішення) уповноваженої особи й рядок річного плану;
• текст договору приєднання й обидві заяви;
• витяг із ЄДР і витяг із реєстру платників єдиного податку;
• підтвердження повідомлення Мінцифри;
• реєстри зобовʼязань із відміткою Казначейства;
• акти, рахунки й платіжні документи;
• за пробний період: наказ про прийняття послуг, акти з вартістю, довідки про надходження у натуральній формі, довідки про зміни до кошторису й адресу сторінки сайту з датою оприлюднення.