Бібліотека документів

Навіщо

Стаття 30 закону «Про освіту» вимагає оприлюднити на сайті закладу статут, ліцензії, структуру управління, освітні програми, правила прийому, кошторис, річний звіт та інші документи. Для цього на сайті є бібліотека документів — сторінка «Документи» (адреса /dokumenty), де документи розкладені по розділах, а відвідувач може їх відфільтрувати.

Як вона влаштована

Документ — файл з назвою й датою публікації: PDF, Word (DOCX), Excel (XLSX), PowerPoint (PPTX) або OpenDocument (ODT, ODS, ODP). PDF відкривається прямо в браузері, решта — завантажується на комп’ютер відвідувача під тією назвою, з якою ви його завантажили.
Розділ — наприклад, «Установчі документи» чи «Кошторис та фінансова звітність». Кожен документ належить одному розділу.
Групи — колонки, у які розкладаються розділи. На новому сайті їх три: «Заклад», «Освітній процес», «Звітність»; адміністратор може додати свої, перейменувати, змінити порядок і видалити порожні. Кожен розділ належить одній групі.

Якщо під час першого налаштування обрали «Типовий сайт школи», розділи за статтею 30 уже створено — лишається завантажити в них документи.

Де знайти

Документи: дашборд → «Документи закладу» (адреса в адмін-панелі — /admin/documents).
Розділи й групи: «Сторінки» → «Документи» → вкладка «Розділи документів».

Додати документ

Дашборд → «Документи закладу» → «+ Новий документ».
«Назва» — як документ має називатися на сайті, до 300 символів. Наприклад, «Статут закладу (нова редакція)».
«Сторінка» — розділ, у який іде документ.
«Дата публікації» — обов’язкова. За нею відвідувач фільтрує документи за роком.
«Файл» — PDF, DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS або ODP, до 15 МБ. Назва файлу має закінчуватися тим розширенням, яким файл є насправді (.docx для документа Word тощо). Файли з макросами (.docm, .xlsm, .pptm) сайт не приймає — збережіть їх як звичайні .docx, .xlsx, .pptx.
«Зберегти».

Нова версія документа. Відкрийте документ («Редагувати») і в блоці «Замінити файл» оберіть новий файл → «Замінити файл». Назва, розділ і дата лишаються, а сайт одразу показує новий файл скрізь, де є посилання на цей документ; попередня версія 30 днів лежить у «Кошик». Та сама кнопка є в «Медіа». Назву, розділ і дату змінюють у формі над нею → «Зберегти».

У списку документів є фільтр «Розділ» → «Показати». У колонці «Розмір» видно й тип файлу (PDF, DOCX…). «Відкрити» показує сам файл.

«Видалити» (лише адміністратор) прибирає документ із бібліотеки, а файл 30 днів можна відновити в «Кошик».

Розділи й групи (лише адміністратор)

«Сторінки» → «Документи» → вкладка «Розділи документів».

Таблиця «Розділи бібліотеки»: «Розділ», «Група», «Файлів», «Оновлено» і дії «Відкрити», «Документи», ↑ ↓ (порядок розділів), «Приховати» / «Показати».
«Новий розділ»: «Назва розділу», «Адреса розділу» (латиниця; потім не змінюється — на неї посилаються з меню та ззовні), «Група бібліотеки» → «+ Розділ».
Таблиця «Групи бібліотеки»: «Група», «Ключ», «Розділів» і дії ↑ ↓ (порядок колонок на сайті) та «Видалити». Видалити можна лише групу без розділів — якщо в ній є розділи (навіть у кошику), замість кнопки написано «видалити можна лише порожню групу». Спершу перенесіть розділи в іншу групу (розділ → «⚙ Налаштування» → «Група бібліотеки»).
«Назви груп»: по полю на кожну групу. Порожнє поле однієї з трьох початкових груп повертає її типову назву; назву доданої вами групи порожньою залишити не можна. «Зберегти назви».
«Нова група»: «Назва групи» і «Ключ групи (необовʼязково)» → «+ Група». Ключ — латиницею, він стоїть в адресі /dokumenty?group=… і згодом не змінюється; якщо поле порожнє, ключ складеться з назви.

Щоб розділ з’явився ще й у головному меню сайту, додайте його в «Меню» → «Розділ документів» (див. Меню).

Редактор бачить таблицю розділів і може додавати документи в наявні розділи, але створювати й приховувати розділи не може.

Перетворити розділ на звичайну сторінку

Інколи розділу потрібен власний текст (наприклад, пояснення до звітів). Тоді його можна зробити інформаційною сторінкою: відкрийте розділ → «⚙ Налаштування» → «Зробити звичайною сторінкою». Документи розділу перейдуть у файли сторінки з тими самими датами. Кнопка «Перетворити всі розділи (…)» на вкладці «Розділи документів» робить те саме з усіма розділами одразу — після неї бібліотека «Документи» стає порожньою. Перед такою зміною краще порадитися з тим, хто відповідає за сайт.

Що бачить відвідувач

Сторінку «Документи»: розділи в колонках-групах, список документів з типом (PDF, DOCX, XLSX…), датою і розміром файлу, фільтри за розділом, роком і назвою. Посилання з меню на розділ відкриває бібліотеку одразу з цим розділом (адреса виду /dokumenty?section=<адреса-розділу>). На головній блок «Документи закладу» показує останні документи.

Назви документів знаходить і пошук по сайту.

Часті помилки

Документ завантажили як фото. Бібліотека приймає документи (PDF, DOCX, XLSX, PPTX, ODT, ODS, ODP), не фото. Скан краще зберегти як PDF.
«Назва файлу не відповідає його вмісту». Файл перейменували, наприклад таблицю Excel назвали .docx. Перейменуйте файл так, як підказує повідомлення, і завантажте ще раз.
Потрібен документ, який усі відкриють. Word і Excel відкриються не на кожному телефоні; для офіційних документів (статут, кошторис, звіт) PDF надійніший.
Неправильна дата. Дата публікації — це дата, коли документ оприлюднено, а не дата наказу п’ятирічної давнини. Від неї залежить фільтр за роком.
Скан на 40 МБ. Файл понад 15 МБ не завантажиться. Зменшіть роздільність сканування або стисніть PDF.
Документ не в тому розділі. «Редагувати» → змініть «Сторінка» → «Зберегти».
Персональні дані в скані. Перед оприлюдненням перевірте, чи немає в документі домашніх адрес, телефонів, підписів чи даних учнів, яких не треба публікувати.